Tietosuojaselosteet työnhakijat ja työntekijät

Työnhakijat -tietosuojaseloste

(yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja) – Henkilötietolaki (22.4.1999/523) 10 ja 24 § (laadittu: 24.2.2017)

1. Rekisterinpitäjä
Eilakaisla Oy (Y-tunnus: 0105926-6), Mikonkatu 8, 00100 Helsinki, puh. 030 60900, www.eilakaisla.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava
Henkilöstöpäällikkö Johanna Åström, Eilakaisla Oy, Mikonkatu 8, 00100 Helsinki, puh. 030 60900, etunimi.sukunimi(at)eilakaisla.fi

3. Rekisterin nimi
Eilakaisla Oy:n rekisteri työnhakijoista

4. Rekisteröidyt henkilöt
Eilakaisla Oy:öön hakevat ja Eilakaisla Oy:n välityksellä työtä hakevat työnhakijat

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Eilakaisla Oy:n liiketoiminnassaan harjoittaman rekrytointitoiminnan hoitaminen

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, syntymäaika)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa hakuprosessissa erikseen määritellyt muut tiedot.

7. Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti:

  • rekisteröidyn toimeksiannosta tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen perusteella ja konsernin sisällä konsernin työnhakijoita koskevien tietojen osalta
  • käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eikä rekisterissä käytetä säännönmukaisia tietolähteitä.

9. Henkilötietojen säilytys
Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija työllistyy Eilakaisla Oy:n kautta, Eilakaisla Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot.
Eilakaisla Oy säilyttää palveluun kirjautuneiden tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteröityjen työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman työnhakijan suostumusta.
Rekisteröidyn suostumuksella voidaan työtehtävien kannalta tiettyjä tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa Eilakaisla Oy:n asiakasyritykselle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla.

11. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Rekisterin suojaus
A. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.
B. Digitaalisesti tallennetut tiedot: Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla, kuten kryptauksin. Verkkosivustolla tietoja suojataan SSL tai TLS 1.2 -suojatulla yhteydellä. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.

13. Tarkastusoikeus
Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla.
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.
Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti erillisenä dokumenttina ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle osoitteeseen:
Eilakaisla Oy henkilöstöpäällikkö Johanna Åström, Mikonkatu 8, 00100 Helsinki Tai sähköpostitse osoitteeseen: etunimi.sukunimi(at)eilakaisla.fi
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.

14. Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietolakia koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi (tietosuojavaltuutettu).

Työntekijät -tietosuojaseloste

(yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja) – Henkilötietolaki (22.4.1999/523) 10 ja 24 § (laadittu: 24.2.2017)

1. Rekisterinpitäjä
Eilakaisla Oy (Y-tunnus: 0105926-6), Mikonkatu 8, 00100 Helsinki, puh. 030 60900, www.eilakaisla.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava
Henkilöstöpäällikkö Johanna Åström, Eilakaisla Oy, Mikonkatu 8, 00100 Helsinki, puh. 030 60900, etunimi.sukunimi(at)eilakaisla.fi

3. Rekisterin nimi
Eilakaisla Oy:n työsuhderekisteri

4. Rekisteröidyt henkilöt
Eilakaisla Oy:n työntekijät

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Eilakaisla Oy:n työntekijöiden työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito.

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä, toimeksiannon käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät perustiedot
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym.
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

7. Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti:

  • palvelussuhteen tai muun asiallisen syyn perusteella ja konsernin sisällä konsernin työntekijöitä koskevien tietojen osalta
  • käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eikä rekisterissä käytetä säännönmukaisia tietolähteitä.

9. Henkilötietojen säilytys
Eilakaisla Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja vastaaville.

11. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Rekisterin suojaus
A. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.
B. Digitaalisesti tallennetut tiedot: Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla, kuten kryptauksin. Verkkosivustolla tietoja suojataan SSL tai TLS 1.2 -suojatulla yhteydellä. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.

13. Tarkastusoikeus
Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla.
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.
Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti erillisenä dokumenttina ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle osoitteeseen:
Eilakaisla Oy henkilöstöpäällikkö Johanna Åström, Mikonkatu 8, 00100 Helsinki Tai sähköpostitse osoitteeseen: etunimi.sukunimi(at)eilakaisla.fi
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.

14. Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietolakia koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi (tietosuojavaltuutettu).