Kuinka rekrytointiprosessi lähtee liikkeelle, miten prosessissa edetään ja kuinka olemme asiakkaisiimme yhteydessä läpi prosessin? Entä kuinka laatu ja aikataulu varmistetaan? Kerron tässä blogissa, miten meidän prosessimme rekrytointipalveluissa ja henkilöstövuokrauksessa tavallisesti etenee.
Henkilöstöpalvelut, keinot ja kanavat tarjoukseen
Koko prosessi lähtee liikkeelle siitä, että potentiaaliselle asiakkaalle tai yhteydenottopyynnön jättäneelle taholle lähetetään tarjous. Tarjoukseen sisällytetään palvelut, keinot ja kanavat, joista he ovat olleet kiinnostuneita ja joita rekrytointiprosessissa tullaan käyttämään. Tarjous sisältää koko prosessin sisällön sekä kustannukset.
Sekä henkilöstövuokrauksessa että rekrytointipalveluissa prosessit etenevät hyvin samalla tavalla.
Henkilöstövuokraus- ja rekrytointiprosessin sekä tarpeen määrittely asiakkaan kanssa
Rekrytointiprosessin kokonaisuuden sekä asiakkaan tarpeiden määrittely eli speksaus toteutetaan asiakkaan kanssa, kun tarjous on hyväksytty. Tämä on rekrytointiprosessin yksi kriittisimpiä vaiheita onnistumisen kannalta, sillä on oleellisen tärkeää, että molemmilla osapuolilla (palvelun tarjoajalla ja ostajalla) on sama käsitys prosessin sisällöstä, tavoitteista ja käytännöistä.
Speksauksessa käydään läpi perinpohjaisesti asiakkaan tarve, millaiseen tehtävään he hakevat työntekijöitä sekä se, millainen yritys on kyseessä, millainen on tehtävän palkkaus sekä rekrytoinnin aikataulu. On tärkeää, että etenkin rekrytoitavien henkilöiden tehtävistä ja osaamisedellytyksistä on yhtenäinen ja selkeä kuva – väärinymmärrys tässä vaiheessa voi koitua kalliiksi ja vie turhaa resursseja kaikilta.
Speksauksessa sovitaan myös rekrytointiprosessin aikataulusta ja seuraavista askelmista sekä muista käytännön asioista, kuten siitä, kuka on asiakkaan yhteyshenkilö Eilakaislalla.
Ilmoituksen luonti ja julkaisu
Tämän jälkeen prosessista vastaava Eilakaislan rekrytointikonsultti kirjoittaa speksauksen pohjalta työpaikkailmoituksen. Mikäli asiakkaalla on oma pohja ilmoituksiin, sitä voidaan tässä hyödyntää. Ilmoitus voidaan toteuttaa anonyymisti, ilman asiakkaan nimeä, jos tämä on heidän toiveensa. Tässä on hyvä huomioida, että yleisesti ottaen nimelliset ilmoitukset tuovat enemmän hakemuksia ja koetaan houkuttelevampina.
Lopullinen ilmoitus hyväksytetään toki aina asiakkaalla ennen julkaisua Kaislanettiin ja muihin työpaikkailmoituskanaviin. Työpaikkailmoitus lähetetään asiakkaalle, mikäli he haluavat jakaa ilmoitusta omissa kanavissaan.
Hakijoiden läpikäynti ja kontaktointi
Tämän vaiheen kesto voi vaihdella hyvin paljon riippuen etenkin työntekijäprofiilista, jota haetaan. Osa tehtävistä voi kerätä nopeasti sopivia hakemuksia, osa taas on niin spesifejä, että haku voi viedä kuukausia. Haastavissa hauissa voidaan käyttää apuna Talent Sourcing -palveluamme, joka sisältää palveluun erikoistuneen konsultin tekemää aktiivista työnhakijaehdokkaiden etsintää ja houkuttelutyötä.
Kun ilmoitus on alkanut kerätä työnhakemuksia, alkaa näiden kartoitus. Eilakaislan rekrytointikonsultti on yhteydessä hakijoihin, ja kartoittaa samalla, kohtaavatko hakijoiden odotukset (esim. työnkuvan ja palkkauksen suhteen) ja muut toiveet tehtävänkuvaa. Mikäli näin on, buukataan työhaastatteluaika hakijan ja rekrytointikonsultin kesken.
Työhaastatteluiden järjestäminen
Haastattelut ovat mielestäni toinen kriittisimmistä rekrytointiprosessin vaiheista. Tässä vaiheessa päästään kohtaamaan työpaikasta kiinnostuneita osaajia ja käymään heidän kanssaan tehtävänkuvaa tarkemmin läpi.
Työhaastattelun on tärkeää olla paitsi ammattimainen, myös sopivan rento ja vuorovaikutteinen keskusteluhetki, jossa molemmat osapuolet saavat lisätietoa. Näin varmistetaan, että speksauksessa käydyt asiakkaan tarpeet kohtaavat haastatellun henkilön osaamisen ja toiveet työn suhteen. Tämä vaikuttaa oleellisesti koko rekrytointiprosessin onnistumiseen ja oikean henkilön löytymiseen työtehtävään.
Yhteenveto asiakkaalle
Kun työhaastattelu on suoritettu, lähettää Eilakaislan rekrytointikonsultti asiakasyrityksellemme koonnin pidetyistä haastatteluista. Yhteenveto sisältää haastatteluiden tiedot, työnhakijoiden CV:t, irtisanomisajat sekä palkkatoiveet. Lisäksi koonnissa on tärkeä tuoda ilmi, jos joltain hakijoilta puuttuu tietynlaista, tehtävässä toivottua osaamista, ja toki jos he ovat ilmaisseet innostuksesta opetella puuttuvia taitoja.
Tässä vaiheessa asiakkaalle esiteltävien työnhakijoiden määrä voi vaihdella hyvin laajasti muutamasta henkilöstä useampaan.
Asiakkaan toteuttamat haastattelut
Seuraavaksi asiakasyrityksemme edustaja käy läpi potentiaaliset ehdokkaat rekrytointikonsulttimme yhteenvedon avuin ja valitsee näiden pohjalta osallistujat heidän järjestämiin työhaastatteluihin. Yleensä asiakas valitsee haastatteluihin 1–2 kandia.
Päätöksenteko ja mahdolliset henkilöarvioinnit
Mikäli asiakas haluaa, voidaan rekrytointipäätöksen tukena käyttää henkilöarviointeja. Nämä toteutetaan yleensä jatkoon päässeille muutamalla hakijalle, ja arviointien lopputulokset käydään läpi yhdessä sekä kandin että asiakasyrityksen edustajan kanssa.
Kun asiakas on pitänyt työhaastattelut viimeisille kandeille sekä mahdolliset henkilöarvioinnit on käyty läpi, tehdään päätös rekrytoitavasta henkilöstä. Yleensä päätöksen tukena käytetään myös työnhakijoiden suosittelijoiden kontaktointia. Suosittelijana voi toimia esimerkiksi entinen kollega, alainen tai esihenkilö.
Lopullisen päätöksen rekrytoivasta henkilöstä tekee asiakas.
Laskutus ja palautekysely asiakkaalle
Kun rekrytointipäätös on tehty, on prosessi palautetta ja laskutusta vaille valmis. Lasku ja palautekysely lähetetään konsultin toimesta asiakkaalle, ja asiakas saa halutessaan jättää meille palautetta ja arvostelun rekrytointiprosessin laadusta ja toimivuudesta.
Panostamme täysillä palveluidemme laatuun ja takaamme onnistuneen rekrytoinnin laatutakuulla. Laatutakuu on voimassa 4 kuukautta (tai 6 kuukautta, mikäli mukana on henkilöarviointi) siitä alkaen, kun Eilakaislan kautta rekrytoitu henkilö aloittaa työssään.
