Ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen liittyy usein jännitystä; minusta tulee pomo, miten löydän oikean ihmisen ja palkanmaksu kaikkine kotkotuksineen vaatii perehtymistä. On työeläkeyhtiöt, kelat, vakuutusyhtiöt ja työterveydet. Kun yksinyrittäjän hommat kasaantuvat ja apuja tarvitaan, on yrittäjän selvitettävä kaikki tälle kuuluvat työnantajan velvollisuudet sekä hoidettava rekrytointi, ennen kuin ensimmäistäkään apukäsiparia on saatavilla.
Uuden työntekijän rekrytointiin käytettävä työaika, toimenkuvan määrittelystä työsopimukseen, vie tehtävästä ja tähän liittyvästä työvoiman saatavuudesta riippuen noin 20-30 tuntia. Siihen päälle voi vielä laskea mediavalinnat ja neuvottelut, ilmoittelu- ja hakuajan sekä toki koeajan ja mahdollisen virherekrytoinnin riskin. Kun tekijä on löydetty, on aika pureutua palkanmaksuvelvollisuuteen ja siihen liittyvään tehtävälistaan.
Työsopimuksesta turvalliseen työympäristöön
Ennen työsuhteen alkua työntekijälle laaditaan työsopimus. Sopimus kannattaa aina tehdä kirjallisesti; molemmat osapuolet hyötyvät, kun varmistetaan asioiden sopiminen samalla tavalla. Työsopimuksessa otetaan usein kantaa myös työehtosopimukseen. Usealla alalla työehtosopimukset ovat yleissitovia ja näitä on noudatettava, vaikka tästä ei olisi erillistä mainintaa sopimuksessa. Ennen kuin henkilö voi aloittaa tehtävässä, työnantajan on huolehdittava, että työsuojeluun ja työterveyshuoltoon liittyvät seikat ovat kunnossa – käytännössä tämä tarkoittaa työntekijän perehdyttämistä työpaikan oloihin, työmenetelmiin ja turvallisuusasioihin, työterveyshuollon järjestämistä ja työsuojelutoiminnan käynnistämistä. Lisäksi työntekijän tapaturmavakuutuksen hankkiminen on valtaosalle työnantajista pakollista ja vakuutuksen on oltava voimassa töiden alkaessa.
Palkan maksaminen ja henkilösivukulut
Työnantajan tulee huolehtia palkanmaksun järjestämisestä; työntekijän kanssa sovitusta palkasta peritään verokortin mukainen ennakonpidätys ja työeläkemaksu (TyEL) ja työnantaja maksaa nettopalkan siten, että se on sovittuna palkkapäivänä työntekijän tilillä. Työntekijälle toimitetaan palkkatosite, jossa yksilöidään työnantaja ja työntekijä, työsuhteen perustiedot, palkka ja siitä toimitettu ennakonpidätys, palkanmaksun ajankohta, TyEL- ja työttömyysvakuutusmaksu sekä sairasvakuutuksen päivärahamaksu. Työnantajan on huolehdittava ilmoitukset palkanmaksusta tulorekisteriin, tehtävä tarvittavat tilitykset mm. verottajalle ja työeläkeyhtiölle sekä luonnollisesti vietävä tarvittavat kirjaukset omaan kirjanpitoon.
Palkanmaksuun liittyviin rutiineihin lukeutuu myös mm. lomakirjanpito ja lomapalkkavaraukset sekä loma- ja sairauspäivärahan maksaminen. Työntekijän sairastuttua työnantaja voi hakea omavastuuajan jälkeen sairauspäivärahaa Kelasta tai TESin määrittämien aikarajojen mukaan tilapäisesti keskeyttää palkanmaksun, jolloin työntekijä hakee korvauksen itse. Tähän kaikkeen myös liittyy aikatauluun sidotut ilmoitus- ja hakuajat. Kelan kanssa asioiminen on ajankohtaista myös mm. perhevapaa-kysymyksissä.
Velvollisuudet työsuhteen päättyessä
Kun työsuhde päättyy, työnantaja huolehtii lopputilin maksamisesta. Työntekijälle tulee tämän pyynnöstä laatia työtodistus. Mikäli työntekijä toivoo laajaa työtodistusta, on siinä hyvä avata keskeiset tehtävät, työssä suoriutuminen ja työsuhteen päättymisen syy. Viimeistään tässä vaiheessa on käynnistettävä uusi rekrytointiprosessi, jos korvaavalle työntekijän palkkaamiselle on edelleen tarvetta. Joskus työsuhde joudutaan päättämään työnantajan toimesta, syy voi olla tuotannollinen ja taloudellinen tai vaikka individuaaliperusteinen alisuoriutumiseen liittyvä. Joskus tulee myös tilanteita, jolloin työsopimukselle on selkeä purkuperuste ja työsuhde päättyy välittömästi ilman irtisanomisaikaa. Näihin kaikkiin liittyy oma säätely, huolellinen valmistelu ja prosessi sekä mahdollisesti myös YT-laki.
Henkilöstövuokrauksella helpotusta rekrytointiin ja byrokratiaan
Henkilöstövuokraus on helppo ja tehokas tapa saada osaavaa työnvoimaa, mutta välttää omaa työtaakkaa palkanmaksuun ja sen järjestämiseen liittyen. Kun huomioidaan henkilösivukulut ja esimerkiksi ulkoisen tilitoimiston veloitukset, henkilövuokraus on kustannuksiltaan ja joustavuudeltaan varsin kilpailukyinen työllistämisen vaihtoehto. Sinä maksat laskun tehdyn työn perusteella, huolehdit työnjohdosta ja paikallisesta työturvallisuudesta, me vastaamme kaikesta muusta, jopa sairausajan palkanmaksusta. Rekrytointiprosessi on sinulle veloitukseton ja juuri niin joustava kuin haluat; voit osallistua ilmoituksen laatimiseen ja haastatteluihin tai vaihtoehtoisesti me hoidamme koko hakuprosessin ja sinä hyväksyt vain lopullisen henkilövalinnan. Asiakkaana määrität halutun palkkatason ja sparraamme tästä kanssasi alan yleisen palkkatason, tehtävän sisällön ja TESin vaatimukset huomioiden.
Kirjoittaja Maija Kauppinen työskenteli palvelujohtajana Eilakaislalla. Maijalla on yli kymmenen vuoden kokemus henkilöstön resursoinnista, rekrytoinnista ja rekrytointityökalujen kehittämisestä.
Lue lisää henkilöstövuokrauksesta >
Lue lisää: Rekrytoinnin kustannukset -laskuri >
