Eilakaisla Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste soveltuu Eilakaisla Oy:n (”Eilakaisla” tai ”me”) palveluiden ja verkkosivujen (”Palvelut”) käyttäjä- ja asiakasrekisteriin, markkinointirekisteriin, työnhakija- ja työntekijärekisteriin.

Tietosuojaselosteessamme kerrotaan, miten me käsittelemme Palvelua käyttäviä asiakkaitamme ja potentiaalisia asiakkaitamme, tai näiden edustajia, (kaikki edellä mainitut jäljempänä ”Asiakkaat” ”Rekisteröidyt” ”Työnhakijat” ”Työntekijät”) koskevia henkilötietoja.

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelytapojen muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen tai rajoita Asiakkaiden tämän Tietosuojaselosteen mukaisia oikeuksia ilmoittamatta tällaisista muutoksista.

Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu henkilötietojen käsittelyyn, jonka Eilakaisla suorittaa rekisterinpitäjänä. Eilakaisla voi käsitellä tiettyjä henkilötietoja Palveluiden tarjoamisen yhteydessä Asiakkaan puolesta henkilötietojen käsittelijänä, jolloin kyseinen Asiakas katsotaan rekisterinpitäjäksi. Tässä tapauksessa tällaista tietojen käsittelyä koskee Asiakkaan tietosuojaseloste tai muu dokumentaatio, jolla Rekisteröityjä informoidaan rekisterinpitäjän tietojen käsittelystä.

 

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Asiakas ja potentiaalinen asiakas

Työnhakijat

Työntekijät

Tietojen siirrot ja luovutukset

Analytiikka ja evästeet

Tietojen suojaus

Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Nimi: Eilakaisla Oy

Y-tunnus: 0105926-6

Postiosoite: Mikonkatu 8, 00100 Helsinki

Asiakaspalvelunumero: 030 60900

www.eilakaisla.fi

privacy@eilakaisla.fi

 

Asiakas ja potentiaalinen asiakas

Asiakastiedot ovat henkilötietoja, joita Eilakaisla kerää suoraan Asiakkaalta. Eilakaisla kerää ja käsittelee seuraavia Asiakastietoja:

  • nimi ja yhteystiedot (ml. käyttäjätunnukset)
  • organisaatio ja asema
  • sähköpostiosoite
  • toivottu asiointikieli ja yhteydenottotapa
  • laskutus- ja maksutiedot
  • tiedot koskien toimeksiantoa ja Palveluiden käyttöä tai kiinnostusta Palveluistamme
  • markkinointikiellot ja markkinointisuostumukset
  • rekisteröityyn kohdistetut kampanjat ja tarjotut edut ja niiden käyttö
  • asiakkaan / potentiaalisen asiakkaan ja Eilakaislan välinen yhteydenpito ja siihen liittyvä materiaali

Suurin osa Asiakastiedoista saadaan suoraan Asiakkaalta rekisteröitymisen yhteydessä tai Palvelun käytön aikana. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta toimijoilta ja julkisista rekistereistä.

Asiakastietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja hoitaaksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme asiakkaitamme kohtaan sekä lainmukaiset velvollisuutemme.

Käsittelemme henkilötietoja myös oikeutetun etumme perusteella harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme sekä luodaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhteita. Kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella, vertaamme oikeutettuja etujamme Asiakkaan oikeuteen yksityisyyteen (tasapainotesti).

Joissain Palveluiden osissa Asiakkailta saatetaan pyytää suostumus henkilötietojen käsittelylle. Näissä tapauksissa Asiakas voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

Eilakaisla käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Tarjotaksemme Palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme

Käsittelemme henkilötietoja tarjotaksemme Asiakkaillemme Eilakaislan Palveluita ja sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi Asiakkaitamme kohtaan sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme.

Käytämme tietoja esimerkiksi maksutapahtumien käsittelemiseksi sekä tarjotaksemme työnhakijoille tarvittavat tiedot Asiakkaan työpaikkailmoituksesta.

Asiakasviestintään ja markkinointiin

Voimme käsitellä henkilötietoja ottaaksemme yhteyttä Asiakkaisiimme Palveluihimme liittyvissä asioissa ja ilmoittaaksemme Asiakkaille Palveluita koskevista muutoksista sekä markkinoidaksemme palveluitamme. Jos Asiakas ottaa yhteyttä asiakaspalveluchatin kautta, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestien käsittelyyn.

Asiakkaan antaessa suostumuksen palveluidemme julkisesta suosituksesta Trustmary-kyselyn kautta, samassa yhteydessä Asiakkaalta hänen suostumuksellaan antamia tietoja voidaan julkaista Asiakkaan antamassa muodossa verkkosivuillamme, sekä käyttää markkinoidaksemme palveluitamme. Lisäksi asiakkaan tässä yhteydessä antamat yhteystiedot voidaan tallentaa asiakasrekisteriimme.

Laadun parantamiseksi ja kehityssuuntauksien analysoimiseksi

Voimme käsitellä Palveluiden käyttöä koskevia tietoja parantaaksemme Palveluidemme laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia Palveluiden käyttöön liittyviä kehityssuuntauksia. Kun mahdollista, käytämme tähän tarkoitukseen vain sellaisia yhdistettyjä tietoja, joista henkilöitä ei voida tunnistaa.

Tietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään vain asiakassuhteen voimassaoloajan, ellei soveltuva lainsäädäntö vaadi pidempää säilytysaikaa.

 

Työnhakijat

Työnhakijarekisterissä olevat tiedot kerätään suoraan Työnhakijalta. Käsiteltäviä tietoja voivat olla:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, syntymäaika)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa hakuprosessissa erikseen määritellyt muut tiedot.

Työnhakijan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti:

  • Työnhakijan toimeksiannosta tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa Työnhakija on osallisena, taikka sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi Työnhakijan pyynnöstä.
  • Asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen perusteella ja konsernin sisällä konsernin työnhakijoita koskevien tietojen osalta.
  • Käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten.

Tietojen säilytysaika

Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos Työnhakija työllistyy Eilakaisla Oy:n kautta, Eilakaisla Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot.

Eilakaisla Oy säilyttää palveluun kirjautuneiden tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

 

Työntekijät

Työntekijärekisterissä olevat tiedot kerätään suoraan Työntekijältä. Käsiteltäviä tietoja voivat olla:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä, toimeksiannon käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät perustiedot
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym.
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot

Työntekijän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti:

  • Palvelussuhteen tai muun asiallisen syyn perusteella ja konsernin sisällä konsernin työntekijöitä koskevien tietojen osalta.
  • Käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten.

Tietojen säilytysaika

Eilakaisla Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

 

Tietojen siirrot ja luovutukset

Säilytämme henkilötietoja Euroopan talousalueella, emmekä luovuta tai siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen vastaanottajat

Emme jaa henkilötietoja Eilakaislan organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista olosuhteista ole käsillä.

Jakaminen on tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisten käyttötarkoitusten johdosta

Niiltä osin kuin kolmansien osapuolten on tarpeen saada pääsy henkilötietoihin Palveluiden suorittamiseksi, Eilakaisla on huolehtinut asianmukaisista sopimuksellisista ja organisatorisista toimenpiteistä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn tapahtuvan yksinomaan tässä Tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamista varten sekä soveltuvien lakien ja säännösten mukaisesti.

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Eilakaislan organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttäminen on kohtuudella tarpeen:

  • minkä tahansa soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi
  • petoksen, taikka tietoturvaongelman tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi
  • Eilakaislan, Asiakkaidemme, Työnhakijoiden ja Työntekijöiden etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Mikäli mahdollista, ilmoitamme tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.
  • Rekisteriin tallennettuja Työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja vastaaville.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja tai sallia pääsyn, meille palveluita tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojen säilytys-, myynti-, markkinointi- ja asiakastukipalveluita tarjoaville alihankkijoillemme). Palveluntarjoajiemme kanssa tekemiimme sopimuksiin sisältyvien sitoumusten mukaisesti palveluntarjoajat voivat käyttää Eilakaislan kautta saamiaan henkilötietoja vain sopimuksissa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Palveluntarjoajamme sitoutuvat noudattamaan tietosuojalainsäädännön tietojenkäsittelijöille asettamia vaatimuksia tietojen käsittelyssä.

Muista oikeutetuista syistä

Mikäli Eilakaisla on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista Asiakkaille, joiden henkilötietoja siirto koskee tai joiden henkilötietojen käsittelyyn soveltuu eri tietosuojaseloste.

Nimenomaisella suostumuksella

Voimme luovuttaa henkilötietoja Eilakaislan organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä silloin, kun meillä on siihen Asiakkaan, Työnhakijan tai Työntekijän nimenomainen suostumus. Työnhakijan tai Työntekijän suostumuksella voidaan työtehtävien kannalta tiettyjä tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa Eilakaisla Oy:n asiakasyritykselle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla.

Asiakkaalla, Työnhakijalla tai Työntekijällä on oikeus peruuttaa antamansa suostumukset milloin tahansa.

 

Analytiikka ja evästeet

Eilakaisla voi käyttää Analytiikkatiedon keräämiseen evästeitä ja muita teknologioita, kun vierailet Palveluissamme. Lue lisää evästekäytännöstämme täältä: https://www.eilakaisla.fi/evasteet

Palvelumme käyttävät Google Analyticsia ja muita verkkoanalytiikkatyökaluja kootakseen Analytiikkatietoja ja raportteja vierailijoiden verkkosivustomme käytöstä, jotta voimme parantaa Palvelujamme. Lisätietoa Google Analyticsin verkkosivustolla.

 

Tietojen suojaus

Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, salasanat, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, palautettavuuden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi. Testaamme säännöllisesti Palveluamme, järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.

Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla, kuten kryptauksin. Verkkosivustolla tietoja suojataan SSL tai TLS 1.2 -suojatulla yhteydellä. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja muut arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että tietojärjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä henkilökohtaisia tunnuksia.

Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista tietosuojalain mukaisiin periaatteisiin.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia Rekisteröityjen yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla Rekisteröidyille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy käsittelemiimme häntä koskeviin henkilötietoihin. Joissain palveluissa Rekisteröity näkee itsensä syöttämät tiedot kirjautumalla palveluun. Rekisteröity voi myös ottaa meihin yhteyttä ja me ilmoitamme, mitä Rekisteröityyn liittyviä henkilötietoja olemme keränneet.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi rajoittaa Rekisteröidyn mahdollisuuksia käyttää Palveluitamme. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta käsittelemien henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Asiakas voi perua suostumuksensa markkinointiviestinnän osalta viesteistä löytyvän unsubscribe-linkin kautta ja muilta osin lähettämällä peruutuksesta vapaamuotoisen sähköpostiviestin osoitteeseen privacy@eilakaisla.fi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröity voi korjata tai päivittää joitakin häntä koskevia henkilötietoja Palveluiden käyttäjätilin kautta.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröity voi pyytää meitä poistamaan henkilötietonsa järjestelmistämme. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi oikeutetun edun perusteella. Lopetamme käsittelyn, paitsi tilanteissa, missä voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää Rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos Rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten, lopetamme henkilötietojen käsittelyn välittömästi.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Rekisteröity voi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntö ovat käsittelyssä ja/tai kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietoja. Rajoituspyyntö saattaa kuitenkin rajoittaa Rekisteröidyn mahdollisuuksia käyttää Palveluitamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos Rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty virheellisesti, hänellä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi

Oikeuksien käyttäminen

Yllä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä erillinen allekirjoitettu dokumentti osoitteeseen: privacy@eilakaisla.fi. Dokumentin tulee sisältää seuraavat tiedot: Rekisteröidyn koko nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää Rekisteröidyn henkilöllisyyden todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista ja joissakin tapauksissa henkilöllisyyden varmistamisen turvaamiseksi tarkastus tulee tehdä ensisijaisesti Eilakaislan pääkonttorilla Mikonkatu 8 toimitiloissa tai sovittaessa Eilakaislan tytäryhtiöiden toimipisteissä.

Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.