Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö YTHS tarjoaa opiskeluterveydenhuollon palveluita korkeakouluopiskelijoille. Vuoden 2021 alussa YTHS:n toiminta laajentui huomattavasti, kun palveluiden piiriin tulivat yliopisto-opiskelijoiden lisäksi myös ammattikorkeakouluopiskelijat. Tämä tarkoitti toiminnan ja asiakasmäärän kaksinkertaistumista – minkä myötä myös henkilöstön määrä tulisi lisääntymään radikaalisti. Henkilöstömäärän kasvattaminen haluttiin hoitaa kuitenkin älykkäästi ja hallitusti.
Valmistautuminen toiminnan kannalta kriittisen muutoksen rekrytointitarpeisiin lähti liikkeelle kevään 2020 lopulla omien tarpeiden määrittämisellä sekä sopivien ratkaisujen vertailulla. YHTS:llä nähtiin inhouse-HR-konsultin vuokraus parhaana vaihtoehtona, vaikka esimerkiksi määräaikaisen työntekijän palkkaamistakin harkittiin. HR-konsultin vuokrasuhteella saatiin varmistettua erinomainen asiantuntemus, toimitusvarmuus ja tavoitteiden saavuttaminen. Kun osaamista ostetaan palveluna, taustalla oleva palveluntarjoaja tuo myös turvaa ja tukea nopeasti etenevään muutosprojektiin esimerkiksi tilapäisten poissaolojen sattuessa.
Miksi YTHS päätyi siis yhteistyöhön juuri Eilakaislan kanssa? Vastauksena oli kokonaisuus, asiakaslähtöisyys ja oikeanlainen ketterä ratkaisumalli juuri heidän tilanteeseensa.
- Eilakaisla on kilpailukykyinen, luotettu ja tunnettu perheyhtiö Suomessa. Lisäksi heillä on hyvä maine ja kokonaisuutena he vastasivat meidän tarpeitamme parhaiten, YTHS:n henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja Anne Tomperi perustelee.
Yhteistyössä päädyttiin ratkaisuun, jossa YTHS valitsi Eilakaislalla työskentelevän henkilöstökonsultin vuokratyösuhteeseen rekrytointikoordinaattoriksi. Vuokratyöntekijä tuli osaksi YTHS:n rekrytoivaa tiimiä, jossa hänen työnkuvansa muokkaantui työsuhteen ja projektin edetessä. Ratkaisu tarjosi joustavuutta tilanteeseen, jossa säätiö oli myös itse uuden edessä ja haasteita ratkottiin ja skaalautuvaa toimintamallia hiottiin myös muutosprojektin edetessä. Samalla YTHS luotti Eilakaislan tukevan heitä ja valittua työntekijää projektin onnistumisessa.
- Kävin kilpailutuksen aikana perusteelliset keskustelut tarjoajien kanssa. Alkukartoituksessa Eilakaislan asiantuntijat kuuntelivat huolella ja asiakkaan tarpeisiin todella perehdyttiin, minkä pohjalta tarjottiin juuri sopivasti mitoitettu ratkaisu. Kokonaisuus rakentui yhdessä ja prosessi lähti alusta lähtien oivallisesti liikkeelle, Tomperi lisää.
Tomperi kuvaa myös yhdeksi Eilakaislan vahvuudeksi sen, että heille esiteltiin erilaisia ehdokasprofiileja. Hyväksi todettu lähestymistapa auttoi sen arviointia, mitä heille eniten oikeastaan tarvittiinkaan. Päätös oli helpompi tehdä, kun ehdokkailla oli erilaisia taustoja ja vahvuuksia.
HR-konsultti toi monipuolisen osaamisensa lisäksi pysyviä hyötyjä säätiön prosesseihin
Eilakaislan kautta YTHS:lle töihin tullut konsultti sai laajan ja tärkeän työnkuvan osana projektia ja solahti luontevaksi osaksi olemassa olevaa tiimiä. Hän muun muassa hoiti sisäistä työvoimakartoitusta, seurasi henkilöstömitoituksia, käynnisti ja koordinoi rekrytointeja, tarjosi rekrytoiville esihenkilöille tukea ja käytännön apua sekä osallistui tulevan uuden henkilöstön perehdytyksen suunnitteluun ja toteutukseen. Rekrytointeja tehtiin valtakunnallisesti ympäri Suomen ja lisäksi luotiin esimerkiksi uusi keskitetty digiyksikkö, johon lähdettiin kasvattamaan voimakkaasti tiimiä.
Kattavan ja proaktiivisen työpanoksensa ohella Eilakaislan konsultti toi mukanaan monipuolista ja myös muista organisaatioista kerättyä näkemystä henkilöstöhallinnon työtehtäviin sekä siihen, miten rekrytointiprosesseja ja siihen kuuluvia vaiheita kannattaa toteuttaa. Hyödyt yhteistyöstä eivät kuitenkaan olleet vain tilapäiset.
- Samalla uudistimme rekrytointi- ja perehdytysprosessiamme joiltain osin ihan pysyvästi. Saimme konsultilta tuoreita ja hyviä ideoita, ulkopuolista näkemystä, benchmarkeja siitä kuinka muualla toimitaan sekä tietoa hyvistä käytännöistä. Nämä ovat esimerkkejä hyödyistä, joita inhouse-konsultin mukana saa. Esihenkilömme olivat myös todella kiitollisia saamastaan henkilökohtaisesta ja aktiivisesta palvelusta, Tomperi summaa kokemuksiaan.
Eilakaislalla ja YTHS:llä jaetaan vahvasti yhteinen arvomaailma vastuullisen työnantajan roolista. Niin palveluntuottajan kuin asiakkaankin on varmistettava, että vuokratyöntekijää kohdellaan kuten muita työntekijöitä: tärkeänä osana työyhteisöä. Myös Eilakaislan taholta oli ilo seurata, kuinka YTHS panosti tähän täysillä.
Parasta yhteistyössä oli asiakaslähtöisyys sekä aito asiakkaiden kuuntelu
Kysyttäessä Tomperilta yhteistyön sujuvuudesta vastaus on helppo: yhteyttä pidettiin säännöllisin väliajoin varmistaen tyytyväisyys eikä asiakasta unohdettu missään prosessin vaiheessa.
- Eilakaislan yhteyshenkilö oli kivalla tavalla säännöllisin väliajoin yhteydessä ja varmisti, että olemme tyytyväisiä palveluun ja että asiat etenevät odotetulla tavalla. Meistä pidettiin huolta. Kaiken kaikkiaan ei ole mitään moitteen sijaa, kertoo Tomperi.
Tyytyväisyyttä lisäsi etenkin Eilakaislan asiantuntijoiden taito kuunnella asiakasta. Näin saatiin yhdessä luotua kuva tarvitusta palvelukokonaisuudesta – tämän sanoittaminen voi olla ajoittain haastavaa. Yhteistyön kautta YTHS:lle saatiin luotua kokonaisuus, joka palveli juuri heitä ja kyseistä ainutlaatuista tilannetta parhaiten.
- Voin kyllä lämpimästi suositella Eilakaislaa. Eilakaislalla on hyvin speksattu se kokonaisuus, minkä asiakas saa. Kyse ei ole vain henkilöitymisestä ja siitä, että asiakas tilaa nappia painamalla vuokratyöntekijän ja asiat menevät hyvin tai huonosti. Kokonaisuus on mietitty ja asiakasta osataan kuunnella. Sen takia prosessi toimii niin hyvin. Lisäksi asiakasta osataan auttaa oman tarpeensa hahmottamisessa kartoitusvaiheessa. Kokonaisuudessaan heillä on hyvin asiakaslähtöinen toimintatapa.
Vaikka mielikuva Eilakaislasta oli alkuun jo hyvä ja laadukas, odotukset ylittyivät yhteistyön aikana. Kaiken kaikkiaan yhteistyön kautta löytynyt rekrytointikoordinaattori osoittautui korvaamattomaksi osaksi tiimiä.
- Eilakaisla tuki meitä siinä, että pääsimme tavoitteisiimme omilla reunaehdoillamme ja resursseillamme. Kaikki meni niin hyvin maaliin kuin vain oli mahdollista, Tomperi tiivistää.
Lue lisää rekrytointipalveluistamme >
Lue lisää henkilöstövuokrauksesta >
