Työnantajan mahdollisuudet kerätä tietoa työnhakijasta ja työntekijästä sosiaalisessa mediassa

Kirjoittanut Vieraskynä - 13.02.2014

Sosiaalinen media on viime vuosien aikana tullut osaksi arkipäivää. Sen kautta on tietoa helposti saatavilla, mutta samalla saattaa unohtua, ettei sen rajaton hyödyntäminen ole sallittua. Työnantajan mahdollisuuksia kerätä tietoa niin työnhakijasta kuin työntekijästä rajoittavat keskeisimpinä lakeina, laki yksityisyyden suojasta työelämässä sekä henkilötietolaki. Työnantajalle huomionarvoista on mahdollisuus puuttua sosiaalisen median käyttöön työaikana sekä päättää työsopimus sosiaalisessa mediassa käyttäytymisen vuoksi.

Sosiaalisen median hyödyntäminen rekrytoinnissa
Työnhakuvaiheessa työnhakijasta voidaan kerätä ainoastaan tietoja, jotka on hankittu työnhakijalta itseltään. Mikäli työnantaja katsoo tarpeelliseksi kerätä tietoa myös muista lähteistä, on niiden käytölle edellytyksenä työnhakijan suostumus. Vaikka työnhakijan sosiaalisessa mediassa itsestään jakamat tiedot perustuvat vapaaehtoisuuteen, on työnantajan hankittava suostumus myös näiden tietojen käytölle. Nimenomaisen suostumuksen lisäksi myös työhakemukseen liitetty linkki työnhakijan omiin tietoihin sosiaalisessa mediassa voidaan tulkita suostumukseksi.

Sosiaalinen media on epävirallinen foorumi, joten siellä esitetyn tiedon oikeellisuudelle ei voida asettaa vastaavaa painoarvoa kuin esimerkiksi työhakemuksessa esitetyille tiedoille. Työnantajan on ilmoitettava työnhakijalle, mitä tietoja hänestä on kerätty ja talletettu, jotta työnhakija voi korjata mahdolliset virheet.

Tietoja kerättäessä on työnhakijan suostumuksesta huolimatta pidettävä mielessä tarpeellisuusvaatimus. Työnantajan tulee kyetä osoittamaan, että hankitut tiedot ovat välittömästi tarpeellisia avoinna olevan tehtävän kannalta ja että ne liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Esimerkiksi tietoja henkilön perheestä ja kodista ei pääsääntöisesti voida pitää tarpeellisina rekrytoinnin kannalta.

  • Vaikka työnhakijan sosiaalisessa mediassa itsestään jakamat tiedot perustuvat vapaaehtoisuuteen, on työnantajan hankittava suostumus myös näiden tietojen käytölle. Myös työhakemukseen liitetty linkki työnhakijan omiin tietoihin sosiaalisessa mediassa voidaan tulkita suostumukseksi.

Tietoja kerättäessä on työnhakijan suostumuksesta huolimatta pidettävä mielessä tarpeellisuusvaatimus. Työnantajan tulee kyetä osoittamaan, että hankitut tiedot ovat välittömästi tarpeellisia avoinna olevan tehtävän kannalta ja että ne liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Esimerkiksi tietoja henkilön perheestä ja kodista ei pääsääntöisesti voida pitää tarpeellisina rekrytoinnin kannalta.

Puuttuminen sosiaalisen median käyttöön
Työlainsäädännön mukaan työaika on käytettävä työntekoon. Lisäksi työnantajalla on oikeus määrätä työvälineiden, kuten internetin käytöstä. Työnantaja voikin kieltää sosiaalisen median käytön kokonaan työpaikalla, myös tauoilla, jos työntekijä käyttää tuolloin työnantajan tietoverkkoa.

Jos työnantaja haluaa varmistua, että työpaikan toimintatavat eivät jää epäselviksi, voi työnantaja tehdä yleisluontoisen tai yksityiskohtaisemman ohjeen sosiaalisen median käytöstä työaikana. Samalla voidaan antaa ohjeet, mikä on kiellettyä ja mikä sallittua tietojen jakamista työnantajasta ja tämän toiminnasta. Oikein laaditulla ja jaetulla ohjeella voi olla merkitystä tilanteessa, kun käyttäytymistä sosiaalisessa mediassa joudutaan arvioimaan työsopimuksen päättämisperusteena.

  • Oikein laaditulla ja jaetulla ohjeella voi olla merkitystä tilanteessa, kun käyttäytymistä sosiaalisessa mediassa joudutaan arvioimaan työsopimuksen päättämisperusteena.

Käyttäytyminen sosiaalisessa mediassa ja työsopimuksen päättäminen
Työnantajan ja työntekijän välillä vallitsee lojaliteettivelvoite, jonka mukaan työntekijä ei saa ryhtyä toimiin, jotka voisivat vahingoittaa työnantajaa. Lojaliteettivelvoite ulottaa vaikutuksensa myös vapaa-ajalle. Sosiaalisessa mediassa esitetty luottamuksellinen, valheellinen tai loukkaava tieto työnantajasta voi olla työsopimuksen päättämisperuste. Toisaalta on otettava huomioon työntekijän sananvapaus. Tilannetta arvioidaan aina kokonaisuutena, mutta ellei tekoa voida pitää erityisen vakavana, tulisi ensisijaisesti turvautua varoitukseen työsopimuksen päättämisen sijaan.

Myös työntekijän muulla tavoin sopimaton esiintyminen sosiaalisessa mediassa voi johtaa työsopimuksen päättämiseen. Tällaisissa tilanteissa korostuu se, millaista käytöstä työntekijältä voidaan asemansa vuoksi kohtuudella edellyttää.

Sosiaalisessa mediassa käyttäytymiseen liittyviä irtisanomisriitoja on, mutta vakiintunutta oikeuskäytäntöä aiheesta ei ole vielä muodostunut.

Asianajaja Timo Jarmas toimii Eversheds Asianajotoimisto Oy:ssä työoikeudellisiin toimeksiantoihin erikoistuneena osakkaana sekä työoikeusryhmän johtajana. Hänellä on laajamittainen kokemus työoikeudellisten erimielisyyksien ratkaisemisesta sekä työoikeudellisesta neuvonnasta, konsultaatiosta ja kouluttamisesta.