Viimeisen vuoden aikana olemme ottaneet Eilakaislalla valtavan tekoälyharppauksen. Tekoäly ei ole enää tulevaisuuden visio, vaan se on nyt konkreettinen osa arkeamme, tuoden mukanaan uusia mahdollisuuksia ja tehokkuutta rekrytointiprosesseihin, asiakastyöhön, myyntiin ja hallintoon. Eilakaislan bisnes rakentuu HR- ja rekrytointiprosessien ympärille, joissa käytön kanssa tulee huomioida erityisen hyvin eettisyys ja läpinäkyvyys. Siksi generatiivinen tekoäly on ollut helppo valinta liikkeelle lähtöön – ja yllättäen sen ROI onkin jo nelinumeroisissa luvuissa!
Kuinka lähdimme liikkeelle tekoälyn käyttöönotossa?
Alkuvuodesta 2024 Eilakaislalla, kuten monissa muissakin organisaatioissa, tekoälyn käyttö oli vielä vähäistä ja hajanaista. Rekrytointityökalussamme oli joitain tekoälytoiminnallisuuksia käytössä, yksittäiset henkilöt hyödynsivät generatiivista tekoälyä joissain työtehtävissään, mutta laajempi käyttö oli vielä lapsenkengissä.
”Hyvin suunniteltu on vielä kokonaan tekemättä”, joten ennen kaikkea halusimme lähteä matalalla kynnyksellä, uteliaasti ja ketterästi kokeillen liikkeelle. Päätimme valita muihin työkaluihimme integroituvan ja tietoturvallisen Copilotin ja lähdimme pilottiprojektin kautta testaamaan erilaisia käyttötapoja ja -kohteita. Tunnistimme, missä generatiivinen tekoäly tuo erityisen paljon hyötyjä – esim. toistuvat rekrytointeihin liittyvät sisällöntuotannon vaiheet – ja lähdimme johdonmukaisesti syventämään osaamista ja kasvattamaan käyttötasoa ensin näissä aiheissa, myöhemmin muissakin.
Generatiivisen tekoälyn integroiminen rekrytointiprosessin eri vaiheisiin
Aloitimme siis rekrytointia tekevien konsulttiemme työprosesseista. Business case oli hyvin simppeli: alle tunnin työajan säästö kuukaudessa työntekijää kohden maksaa työkalun investoinnin takaisin. Tämä ajansäästö moninkertaistuu vain yhden rekrytointiprosessin aikana, kun esimerkiksi työpaikkailmoituksen tai ehdokasesittelyn kirjoittaa alkuperäisen arvion mukaan noin 50 % nopeammin.
Kartoitimme prosessin alusta loppuun, miten ja missä vaiheissa generatiivinen tekoäly tuo hyötyjä ja päädyimme esimerkiksi tällaisiin vaiheisiin:
-
Uuteen toimialaan tai rooliin perehtyminen
-
Työpaikkailmoituksen kirjoitus ja markkinointi
-
Haastattelukysymysten sparraus
-
Palaverien ja haastatteluiden muistiinpanot
-
Ehdokasesittelyt
Tällä hetkellä meillä on todettu, että työpaikkailmoituksen kirjoittaa keskimäärin 26 minuuttia nopeammin tekoälyn kanssa. Käyttöaste Eilakaislalla tässä on 67 %. Samoin haastattelulitteroinnista tekoälyavusteisesti tehty ehdokasesittely / haastattelumuistiinpanojen tiivistys on 26,5 minuuttia nopeampaa perinteiseen tyyliin verrattuna. Tässä käyttöaste on jo 88 %. Parhaita tuloksia olemme saaneet kun olemme oppineet tarjota kehotteessa valmiin rungon, lisätä riittävästi kontekstia muuten vakioituihin prompteihin sekä sparrata tekstejä tekoälyn kanssa osio kerrallaan. Paljon debattia käydään nyt myös eri tekoälytyökaluista ja voin todeta Copilotin hyödyksi meillä sen, että koko prosessin voi viedä läpi yhdessä ja samassa työkalussa tietoturvallisesti, jolloin aiemmat vaiheet rakentavat aina luontevasti lisää kontekstia tuleviin vaiheisiin.
Arki tukiälyn kanssa on tuonut jo paljon onnistumisia
Tekoäly toimii arjessa tukiälynä, joka ei vain nopeuta vaan myös tasalaatuistaa tekemistä. Se tukee esimerkiksi kirjoittamista silloin, kun oma runosuoni ei kuki. Asiantuntijan arki on tyypillisesti kiireistä ja kuormittavaa, ja tekoäly voi tarjota työpäiviin lisää huokoisuutta tai vapauttaa kapasiteettia ajatteluun tai muiden asioiden hoitamiseen. Se voi tarkoittaa vaikka entistä personoidumpia hakijaviestejä tai paremmin työnantajabrändiä ja monimuotoisuutta tukevia työpaikkailmoituksia. Se antaa tukea niihin tehtäviin, jotka tuntuvat itselle vaikeilta tai liian työläiltä aloittaa.
Parempi hakijakokemus on toinen merkittävä etu. Tekoäly muistiinpanoassistenttina on otettu vastaan yllättävänkin positiivisesti: useat työnhakijat ovat antaneet hyvää palautetta haastattelukokemuksestaan, kun tekoäly on ollut mukana. Haastattelija pystyy keskittymään muistiinpanojen kirjoittamisen sijaan paljon paremmin hakijan kohtaamiseen, ja kapasiteettia vapautuu esimerkiksi tarkentavien kysymysten kysymiseen.
Tekoälymuutoksen kulmakivet
Olemme osallistaneet matkan varrella paljon heitä, jotka olivat jo ottaneet tekoälyä enemmän mukaan omiin työprosesseihinsa ja uskon, että tämä on ollut yksi iso avain onnistumisiimme. Kun tietoa ja vinkkejä saadaan vertaisilta, ne tuntuvat myös helpommilta pureksia ja ottaa vastaan. Olemme pitäneet muun muassa täsmäkoulutuksia, vinkkituokioita ja mentorointitapaamisia. Dokumentoimme tekemistä ja ohjeita, jaamme prompteja ja käyttökokemuksia.
Toinen asia, jota onnistunut tekoälyn käyttöönotto vaatii osallistamisen lisäksi, on omistajuus ja johtajuus. Jonkun on varmistettava, että kokeiluista tulee systemaattista tekemistä, ja että kun yleisen alkuinnostuksen jälkeen alkaa pieni epätoivon notkahdus (meillä näin ainakin kävi hyvin monella!), niin joku on tukemassa ja sparraamassa eteenpäin. Usein ongelmana on se, ettei itse keksi sopivaa kaavaa promptaukseen ja tuntuu, ettei tekoäly sitten osaakaan auttaa niissä asioissa joissa siitä olisi eniten hyötyä. Yhdessä kollegan kanssa sparrailtujen lähestymistapojen myötä löytyy myös usein toimiva yhteistyö tekoälyn kanssa. Jos jää yksin, tekee helposti mieli heittää hanskat tiskiin. Siksi myös yhteisten keskusteluhetkien fasilitoiminen on kokemukseni mukaan erittäin arvokasta, jotta näihin tarpeisiin päästään kiinni.
Välillä prosessi on myös turhauttanut ja haastanut
Mainitsinkin jo epätoivon notkahduksen. Sopivien promptien opettelu on ollut välillä yllättävän pitkä matka, jonka aikana käyttäjät ovat turhautuneet ja hetkeksi jo luovuttaneetkin, kun huonon lopputuloksen korjaamiseen tuntuu menevän välillä enemmän aikaa kuin alusta asti itse tekemiseen. Onneksi sinnikkäät kollegat ovat lopulta saaneet jakoon toimivampia lähestymistapoja, ja näin ollaan taas päästy yhdessä eteenpäin.
Tietoturvan ja tietosuojan osalta on myös pitänyt tietenkin varmistaa hyvät prosessit, vaikka työkalut itsessään ovat olleet hyvin turvallisia. Eettiset näkökulmat eivät kuitenkaan ole meidän prosesseissamme nousseet liian suureen rooliin, sillä tekoäly ei tee mitään päätöksiä eikä tällä hetkellä suosituksiakaan.
Vaikka meillä aiheeseen on suhtauduttu hyvinkin avoimesti ja kiinnostuneesti, on tietenkin pitänyt myös tarjota yksilötasolla motivointia: oman työnteon tehostamisen ja helpottamisen lisäksi osaamisen kasvattaminen ja modernien työskentelytapojen opettelu tukee tietenkin henkilön omaa urakehitystä. AI ei tule viemään työtäsi, mutta se tulee muokkaamaan työn luonnetta – ja joku sitä käyttävä tulee voittamaan työmarkkinoilla.
Vahvan positiivinen suhtautuminen on johtanut myös erinomaisiin liiketoiminnan tuloksiin
Mittasimme juuri edistymistämme rekrytointia tekevän tiimin kanssa. 100 % tiimistä suhtautuu tekoälyyn positiivisesti ja näkee sen joko innostavaksi tai vähintään hyvin potentiaaliseksi tueksi työhönsä. Lähes 80 % arvioi käytön jouhevuutta arvosanalla 4/5, loput kokivat olevansa tasolla 3/5 – ei huono tilanne! Käyttö on sujuvaa, mutta tilaa kehitykselle tämän aiheen parissa riittää varmasti pitkään. Kaikki tiimistä käyttävät tekoälyä rekrytointiprosessin eri työvaiheissa joko aina tai ainakin osan aikaa.
Työskentelyn tehokkuus on kasvanut monissa työvaiheissa kymmenissä prosenteissa ja jos laskee vain työpaikkailmoituksen kirjoituksen sekä ehdokasesittelyn luomisen työvaiheet, rekrytointia tekevän henkilön kokonaiskuukausitehokkuus on kasvanut jo yli 10 %. Ja nämä työvaiheet huomioiden sijoitetun pääoman tuotto (ROI) on meillä vähintään 1 700 %.
Näin toteankin, että generatiivisen tekoälyn implementointia työprosesseihin ei kannata ylenkatsoa vaan pelkästään sillä voidaan saada merkittäviä liiketoimintavaikutuksia. Sen kautta luodaan hyvä ymmärrys tekoälyn käytöstä ja mahdollisuuksista, jonka myötä innovaatiot liiketoiminnalle räätälöidyistä ratkaisuista voivat löytyä.
Syksyn aikana tukenamme on toiminut opintoihinsa liittyvää projektityötä tehnyt Eeva Malm, joka on tarjonnut konsulteillemme täsmävalmennusta ja mitannut tekemistämme. Muutoin kehitystyötä on tehty Eilakaislan omalla tiimillä.
Muutos ei tapahdu itsestään
Tekoälyn käyttöönoton johtaminen ei ole IT-projekti. Se on muutosjohtamista, oppimisen johtamista ja käytännön tukea. Meillä on saatu otettua mahtava harppaus vuoden aikana systemaattisella otteella. Tekoälystä on jo nyt tullut kilpailutekijä työnantajan houkuttelevuudessa joten varmista, ettei teillä jäädä jälkeen.
Mielelläni jaan kokemuksiamme ja oppejamme prosessista myös eteenpäin. Jos teillä on vastaava matka suunnitteilla, varaa aika kalenteristani tai laita viestiä, niin sparraillaan aihetta!
