Rekrytointi on taitolaji, jossa tasapainottelevat ammattitaito, aito kiinnostus ihmistä kohtaan, intuitio, oikea ajoitus, perusteellisuus ja inhimillisyys. Toimivat työkalut helpottavat prosessin tehokasta läpivientiä ja luotettavilla arviointimenetelmillä voidaan ennustaa entistä paremmin tehtävässä menestymistä.
Avain onnistuneeseen rekrytointiin lähtee oikean tarpeen tunnistamisesta. Mikä on todella se osaaminen, mitä organisaatiossa tarvitaan, onko kyse kokonaan uudesta tehtävästä vai puhutaanko suppeammasta osasta yhtä tehtävänkuvaa. On tärkeää määrittää haettava profiili ja sen vaatimustasot oikein. Tässä vaiheessa kehotankin pohtimaan, oletteko kasvattajaorganisaatio, jossa on tilaa kasvaa ja arvotatte oppivan asenteen valmiin osaavan tekijän edelle. Ymmärrätte myös, että perehdyttämiseen on oltava aikaa. Kokemattoman tekijän kohdalla on hyvä muistaa, että usein perehdyttäminen lähtee työelämän perustaidoista, kun taas arjen vaatiessa laukkaavan hevosen selkään hyppäämistä, haetaan valmiimpaa tekijää.
Työpaikkailmoituksen laatiminen lähtee oikeasta tittelöinnistä
Hae päällikön tehtävään päällikköä, älä johtajaa. Kirjanpitäjän hakujen osumatarkkuus on huomattavasti parempi, kun käytät titteliä kirjanpitäjä, liian usein väärinkäytetyn controllerin sijaan. Yrityksen sisäinen nimeämiskäytäntö voi olla hyvinkin värikäs, joten on tärkeää sukeltaa hakijan ajatuksiin ja pohtia, millä nimikkeellä hän lähtisi hakua tekemään. Tällä hakukoneoptimoidulla aikakaudella myös eri hakusanat ja tagit kannattaa muistaa. Avaa Google ja katso, mitä eri toimenkuvat ovat syöneet sisälleen, ammenna julkisista ilmoituksista ja uskalla sparrata kollegoidesi, miksei myös oman LinkedIn-verkostosi kanssa.
Rekrytointi-ilmoitus on syytä pitää napakkana – lue siitä kollegani Riikan tuore blogi Miten kirjoitetaan hyvä työpaikkailmoitus! Itse usein törmään asiakkaiden kanssa tilanteeseen, jossa toiveita persoonalle ja osaamiselle on kymmenittäin, mutta hakijalle tarjottava porkkana uupuu. Koska hakijoita ei ole enää nykyisellään satamäärin ja he osaavat myös vaatia - huolehdi, että tiedotat ja tarjoat ilmoituksessa enemmän kuin vaadit.
Fiksusti sanailtu ilmoitus toimii ainoastaan, kun se tavoittaa hakijat
Oikotie, Monster ja Duunitori ja tehtävän luonteesta riippuen myös Mol.fi ovat käytetyimmät kotimaiset kanavat. LinkedInin rooli sekä ilmoittelussa että passiivisten hakijoiden tavoittamisessa kasvaa päivittäin. Lisäksi Facebook, Instagram ja muut some-kanavat nostavat päätään etenkin hauissa, joihin haetaan työuransa alussa olevia tekijöitä tai passiivisia työnhakijoita. Opiskelijoita tavoitat taas oppilaitosten omien kanavien, oppilaskuntien ja Aarresaaren kautta. Lisäksi on olemassa printtiä ja alansidonnaisia verkostoja. Kaikkia kanavia ei tarvitse valita, se ei ole myöskään kustannustehokasta. Jälleen kerran hyppää hakijan pään sisään, mieti missä kanavissa hän liikkuu ja kuinka hänet tavoitat. Sparraa organisaatiosi kanssa - jos etsit opiskelijoita, kysy häneltä, joka viimeksi on tullut organisaatioosi koulun penkiltä.
Ajoita ilmoittelu oikein. Esimerkiksi taloushallinnon tekijöiden ilmoittelu kannattaa siirtää perinteisten kuukausikatkojen, eli suosiolla kunkin kuun 15. päivä jälkeen. Rekrytointi-ilmoituksia luetaan uraportaaleista tutkitusti eniten alkuviikosta ja yleisesti suurin liikehdintä työpaikkojen välillä tapahtuu lomakausien päätteeksi.
Työhakemusten läpikäynti kannattaa aloittaa heti
Tee karkea luokittelu lukemillesi hakemuksille heti; kyllä, ehkä, ei. Tällä säästät aikaasi myöhemmin, etenkin hakemustulvan yllättäessä. Kun etsit sitoutunutta tekijää, kiinnitä huomiota aikaisempien työsuhteiden kestoon ja hakijan yhden yrityksen sisäiseen urakehitykseen - onko häntä selvästi siirrelty positiosta toiseen vai onko hän ylentynyt tehtävissään. Jos työyhteisösi ja tehtävät hakevat vielä uomiaan, vaihtelua sisältävä työhistoria voi olla nappivalinta, sillä tämä voi kärsimättömyyden sijaista kieliä myös rohkeudesta aloittaa uudessa ja osoittaa hyvää epävarmuuden- tai muutoksensietokykyä.
Referenssit paljastavat paljon; pidän hyvin positiivisena signaalina, kun hakija esittää suosittelijan kaikista viimeisistä tehtävän kannalta relevanteista työpaikoista. Jos kiinnostava hakija herättää kysymyksiä, soita tai laita lisäkysymyksiä sähköpostilla. Jos joltakin puuttuu ilmoituksessa pyydetty CV tai muu liite, pyydä se - syy voi olla inhimillinen tai tekninen virhe. Mielestäni on erityisesti hakijoiden etu, että heidän tietoihinsa on perehdytty kunnolla ja haastatteluun kutsutaan ne, joiden aidosti uskotaan soveltuvaan tehtävään.
Työhaastattelua voi pitää onnistuneena, kun se on rento dialogi
Haastattelukysymykset kannattaa hahmotella etukäteen ja niihin turvautua siinä vaiheessa, kun keskustelu ei etene. Muista esittää jatkokysymyksiä annettuihin vastauksiin, pyydä perusteluja ja esimerkkejä. Kannattaa ensin käydä läpi henkilön taustat ja työhistoria sekä tulevaisuuden tahtotilat. Tämän jälkeen voit kertoa tarkemmin yrityksestänne, työympäristöstä ja itse tehtävästä. Kysy keskustelun päätteeksi suoraan, kuinka haastateltava kokee kokonaisuuden vastaavan hänen toiveitaan ja onko hän vielä kiinnostunut tehtävästä. Kannattaa suhtautua keskusteluihin avoimin mielin - hyvän työpaikan löytyminen ja työsopimukseen pääseminen on aina kahden kauppa. Jos jokin haastattelussa hakijassa mietityttää, kerro se hänelle ja kysy onko hänellä jotain, millä hän voi aavistuksiasi osoittaa aiheettomiksi.
Kohtele hakijoita kunnioittavasti ja pysy asiallisuuksissa. Erityisesti tietotyöläisen arjessa asetan tekijälle osin vastuun oman työkyvyn ylläpitämisestä, joten kysyn vapaa-ajasta ja palautumisesta. Tässä vaiheessa viimeistään on hyvä palata suosittelijoihin - kysy mikä on näiden suhde hakijaan ja pyydä suosittelijoiksi myös edellisiä esimiehiä. Jos tämä ei onnistu, pyydä perusteet. Ja tarkasta suositukset! Olen saanut näistä äärimmäisen tärkeää tietoa henkilön perehdytystä ja sitouttamista ajatellen sekä välttänyt myös muutaman virherekryn. Lisäksi fiksusti soitetut suositukset ovat aina myös hyvää PR:ää, nimesi ja yrityksesi on taas tavoittanut yhden uuden kontaktin.
Henkilöarvioinnit, tarvitaanko niitä?
Ehdottomasti kyllä! Yksittäisistä hakumetodeista tutkitusti kykytesteillä pystytään ennustamaan tehtävässä menestymistä parhaiten. Lisäksi valtaosa koeaikapuruista ei suinkaan johdu ammattitaidon uupumisesta vaan siitä, että persoona ja työtehtävä tai työyhteisö eivät todellisuudessa kohtaa. Tämän vuoksi myös työpersoonallisuuden avaaminen suhteessa tehtävän kannalta kriittisiin kompetensseihin yhdessä kykytestien kanssa nostavat tehtävässä menestymisen ennustettavuutta huomattavasti.
Huolehtimalla hakijaviestinnästä huolehdit työnantajamielikuvasta
Jos haku venyy, tiedota siitä ja kerro mahdollisuuden rajoissa syy tälle. Odottavan aika on aina pitkä, joten ilmoita päätöksestä viipymättä. Huonosti hoidettu jälkiviestintä jättää aina negatiivisen jäljen ja valitettavan usein tämä puoli ontuu monella työnantajalla. Erotu siis positiivisesti eduksesi! Vakioviestin sijaan avaa syvemmin, mitä kriteereitä painotettiin valinnassa ja muista kiittää hakijoita heidän panoksestaan hakuprosessissa. Ja kaikki ne, jotka olet tavannut henkilökohtaisen haastattelun merkeissä ansaitsevat vähintään puhelinsoiton tuloksista - myös he, jotka eivät tulleet valituksi.
Kun olet rekrytointiprosessissa tehnyt työsi huolella, voit olla varma, että hakijan odotukset kohtaavat uuden tehtävän. Liian usein kuulen hakijoilta, että syy uuden työpaikan hakemiseen on se, että nykyinen tehtävä ei vastannut odotuksia. Erinomaisenkin rekryn voi pilata, jos uudelle tekijälle ei anneta alussa aikaa. Kannattaa vielä kerrata kollegani Johannan vinkit onnistuneesta perehdytyksestä.
Summa summarum: Speksaa huolella, kunnioita hakijaa, tarkasta suosituksesi ja luota intuitioosi, näillä pääset jo pitkälle. Ja muista meidät ammattilaiset, teemme tätä työksemme ja autamme eteenpäin, jos koet epävarmuutta. Sinun ei tarvitse suinkaan ostaa meiltä aina koko rekrytointia, vaan voit pyytää konsultointia myös yhteen osa-alueeseen.
Teksti päivitetty 2.7.2020
Kirjoittaja Maija Kauppinen työskenteli palvelujohtajana Eilakaislalla. Maijalla on yli kymmenen vuoden kokemus henkilöstön resursoinnista, rekrytoinnista ja rekrytointityökalujen kehittämisestä.
